Det uppskattas att vi lägger i snitt fem minuter per arbetstimme på att söka efter saker på skrivbordet. Det blir några timmar per arbetsvecka som går förlorat i frustrerat letande. Förutom den förlorade tiden orsakar skrivbordsoredan stress, att arbetsuppgifter halkar efter och att vi förlorar fokus samt energi. Det finns oerhört mycket att vinna på att organisera skrivbordet både i sinnesro och lönsamhet. Så här gör du för att få en effektiv och trevlig arbetsplats.
Att samla alla dokument som landar på skrivbordet – oavsett om det är brådskande, underlag för kommande projekt, eller helt onödiga papper – i en enda hög är att be om kaos. Tänk igenom hur du jobbar och skapa egna kategorier för alla dina dokument, till exempel en särskild hög eller mapp för det du ska jobba med under dagen, en för särskilda uppgifter/projekt, en för papper som ska arkiveras, och kanske viktigast av allt, en för sådant som ska slängas. En stor del av alla papper som landar på våra skrivbord är irrelevanta för vårt arbete. Släng dem så fort du inser att du inte behöver dem. Är du osäker, lägg dem i en låda och skriv datum på den, har du inte behövt titta i lådan efter en månad kan du nog lugnt slänga den.
Har ditt skrivbord blivit en avstjälpningsplats för allehanda prylar? Ligger det pärmar, märkpennor, saxar, miniräknare och annat som inte fyller någon funktion för dina uppgifter överallt? Tänk igenom vilka verktyg du verkligen behöver under din arbetsdag och banta ned till bara de mest nödvändiga. Skaffa också enstaka bra verktyg istället för en hel drös med medelmåttiga, till exempel en kvalitetspenna istället för en bunt slit-och-släng pennor. Ju mindre saker du har på skrivbordet desto lättare att hålla ordning. Organisera sedan allting efter hur du använder det. Om du till exempel är högerhänt, ha då telefonen på vänster sida och penna och block till höger.
Är ditt skrivbord en röra av post it-lappar, anteckningar på block och servetter samt besynnerliga noteringar i kalendern? Skapa rutiner för hur du hanterar allting. Om du till exempel skrev ned någons kontaktuppgifter i ett block medan ni pratade i telefon, för genast över dem till din kontaktlista på datorn och släng sedan lappen.
Ta gärna in hjälp utifrån för att skapa struktur. Det finns så mycket tid och trivsel att vinna på att ha ordning att det är en investering att få hjälp med att skapa ordning, upprätta en standard och att hitta rätt verktyg för att skapa en stressfri och effektiv arbetsdag.
Håll skrivbordet rent. Torka av det med jämna mellanrum och ta bort urdruckna kaffemuggar. Sätt gärna dit någonting personligt som en blomma eller foton. Vi vårdar det vi månar om och ett trevligt skrivbord skapar lugn och trivsel.